Поиск

на сайте в интернете

Оренбург и Оренбургская область - каталог сайтов, статей. Новости. Прогноз погоды.

главная страница > компьютеры > просмотр статьи

Электронный архив - эффективный, надежный, выгодный путь для хранения документации

назад в раздел Компьютеры

Содержание статьи



постоянная ссылка на статью: http://online56.ru/stat/elektronniy_arhiv__effektivniy_nadezhniy_vigodniy_put_dlya_hraneniya_dokumentatsii_stat.html

С активным развитием информационных технологий громоздкие архивы с отчётами, журналами и книгами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, становятся всё менее востребованными, ведь такой же объём информации можно сохранить в электронном виде на жёстком диске, габариты которого не больше габаритов среднестатистической книжки.

Электронный архив – это преобразование больших объёмов текста в электронный вид. Внедрение этого типа хранения информации продиктовано временем: на сегодняшний день каждое предприятие нуждается в систематизации отчётов о кредитно – финансовой деятельности, контрактов и остальных документов. Электронный архив – это улучшение производительности штата, часами проводить в архивах, чтобы предоставить клиенту необходимый договор или чертёж, больше не обязательно. Электронный архив обойдется намного дешевле, нежели содержание помещений под хранение бумаг, так что налицо и экономия денег. Электронный архив – это постоянство и надёжность, безопасность и конфиденциальность: вы можете быть уверены в надежности хранения ваших документов, а также можете забыть про неправомерный доступ к информации.

Базисом для создания электронного архива считаются программы сканирования документов, с помощью которых документы из печатного варианта записываются в электронный. Самому сканированию документов предшествует их упорядочивание, удаление скрепок и скоб для беспрепятственного проведения процесса, оцифровка печатной или рукописной документации (чертежей), сортировка по степени целостности документов. Далее происходит сам процесс сканирования с подборкой требующихся настроек для каждого типа материала, к счастью, программы сканирования документов создавались профессионалами, а они предусмотрели все возможные трудности осуществления этого процесса. Сохранение отсканированных документов в нужном формате - завершающий шаг. Самые распространенные форматы - это JPEG и PDF.

Требует разговора и система электронного документооборота, пришедшая на смену обычному деловодству. Как и электронный архив, система электронного документооборота повышает эффективность работы штата сотрудников с помощью автоматизации деловодства (согласование контрактов и заказов, предоставление нужной документации и др.

Параметры статьи

Оценка: не оценивалось

Адрес источника: http://www.parameter.ru/
Добавлена: 22-11-2008
Срок действия: неограниченная
Голосов: 0
Просмотров: 3511

Оцените статью!

1 2 3 4 5